Cómo filtrar y organizar tus mensajes de WhatsApp: consejos para una gestión eficiente

Es importante gestionar y ordenar adecuadamente los mensajes de WhatsApp para que los trabajadores no estén estresados ​​y haya productividad. Si estás entre chats de trabajo y conversaciones grupales, tener todo organizado hace que sea más fácil encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas. WhatsApp ofrece la función de etiquetas, la opción de archivar y notificaciones personalizadas para eliminar el desorden de tus conversaciones. El uso adecuado de estas herramientas puede ayudarte a convertir WhatsApp en una importante plataforma de comunicación que siempre se adapta mejor a ti.

Comprensión de las funciones de gestión de mensajes de WhatsApp

Familiarízate con las funcionalidades iniciales que están disponibles en WhatsApp para poder organizar tu comunicación.

Caracteristicas básicas:

• Mensajes destacados: esta función le ayuda a aplicar un signo de estrella a los mensajes importantes para consultarlos más adelante, de modo que pueda encontrar rápidamente información crítica en el historial de chat sin tener que desplazarse para encontrarla.
• Buscar: una función de búsqueda le permite localizar mensajes, palabras clave o medios específicos de chats individuales o de toda la aplicación.
• Chats archivados: cambie el chat anterior a una carpeta con un archivo para que su lista de chat principal esté ordenada y no abarrotada.

WhatsApp Business frente a WhatsApp estándar:

WhatsApp Negocios:

• También proporciona funciones adicionales como etiquetas de chat que ayudan a organizar la conversación por tema o prioridad.
• Permite a las organizaciones aprovechar la capacidad de configurar respuestas automáticas y perfiles comerciales para conectarse mejor con sus clientes.

WhatsApp estándar:

• No proporciona etiquetado, pero aún permite mensajes anidados, archivado y búsqueda.

Configurando tu WhatsApp para una mejor organización

Para mejorar la gestión de sus mensajes, puede ajustar la configuración y personalizar el contenido de WhatsApp.

Notificaciones personalizadas:

• Configure un sonido de notificación especial para individuos o grupos para enfatizar las conversaciones que se consideren importantes.
• Haga variar los patrones de vibración y elija sonidos de manera que pueda identificar fácilmente mensajes importantes sin tener que mirar su teléfono.

Fijación de chat:

• Fija conversaciones vitales en tu lista de chat en la parte superior para que estén disponibles y no te pierdas nada importante.
• El Chat Etiquetas a los conejillos de Indias brutos en WhatsApp Business.

Uso de etiquetas de chat en WhatsApp Business

Explicación de las etiquetas de chat:

• Las etiquetas te permiten ordenar las conversaciones por temas, estado o importancia: de esta manera podrás agrupar leads no calificados, resolver consultas o actualizar pedidos juntos.
• Etiquete sus chats según surjan las necesidades pertinentes y esto le permitirá ordenar los chats cómodamente.

Guía paso por paso:

• Abra 'Herramientas comerciales', elija 'Etiquetas' y encuéntrelo.
• Convierta sus etiquetas personalizadas en Clientes potenciales, Soporte o Clientes VIP y luego arrástrelas a las conversaciones correctas.
• Escuche y aprenda de este interesante podcast sobre el fascinante mundo del neuromarketing.

Técnicas de filtrado avanzadas

Aproveche WhatsApp al máximo utilizando el conjunto de herramientas y las funciones para facilitar la comunicación. Para comprender mejor la oración dada y producir una versión alternativa que comunique adecuadamente el mensaje deseado, he seguido estos pasos:

Funcionalidad de búsqueda:

• Utilice la función de búsqueda de WhatsApp para buscar y acceder a palabras clave, contactos y algunos archivos de forma rápida y sencilla.
• Ingrese ciertos tipos de frases, tipos de medios o fechas en la pestaña de búsqueda para obtener resultados que sean realmente precisos.

Clasificación de chat:

• Marque los chats como leídos, ordenados por estado no leído, actividad reciente o conversaciones grupales para que pueda verificar fácilmente qué necesita atención inmediata.

Opciones de filtrado avanzadas en Mods:

• WhatsAppGB o GBWA proporciona múltiples opciones de filtrado de mensajería para ayudar a priorizar los mensajes entrantes por urgencia, facilitando así una comunicación fluida durante grandes volúmenes de mensajes. Tomemos como ejemplo las actividades de clasificación de contactos: los mensajes con estado no leído se clasifican según la urgencia de su respuesta.

Automatización de la organización de mensajes

Utilice estas herramientas de bot para reasignar tiempo a cosas más importantes y, por tanto, también a la gestión del chat.

Usando chatbots:

• Utilice los chatbots de Whatsapp Business para responder consultas comunes y reducir su tiempo de respuesta. De este modo aumentará la eficiencia de su sistema de mensajería.

Funciones de respuesta automática:

• Cree mensajes de respuesta estándar con respuestas a las preguntas frecuentes que un cliente puede solicitar en sesiones de preguntas y respuestas automatizadas.

Administrar chats grupales

Ponga en práctica estas tácticas para mantener el chat grupal en marcha de manera ordenada y eficiente.

Mejores prácticas:

• Formular reglas de grupo y determinar las posiciones que se deben mantener para permanecer en buen orden.
• Los intercambios grupales no son lo mismo que los chats grupales; por lo tanto, asegúrese de categorizar a su audiencia antes de enviar mensajes grupales que no sean innecesarios.

Silenciar y archivar chats

Asegúrese de que las actividades en la sala de chat principal permanezcan constantes silenciando o archivando otros chats.

Silenciar chats:

• Pon a bajo volumen aquellos chats abiertos que no requieran en estos momentos tu atención para reducir interferencias.

Archivar chats:

• Deje que el usuario archive el historial de chat para archivarlos y, en consecuencia, eliminarlos de la lista de chat sin dejar de conservar la conversación.

Integración de herramientas de terceros

Haga más con sus mensajes utilizando aplicaciones de terceros.

Descripción general:

• Las herramientas de terceros permiten utilizar WhatsApp no ​​sólo para programar viajes de chat sino también para colaborar con otro software.

Ejemplos:

• Integración de CRM: la integración de WhatsApp con herramientas de gestión de relaciones con los clientes como Salesforce o Hubspot ayudará enormemente a tener una organización sistemática de los datos.
• Herramientas de automatización: aplique aplicaciones como Zapier para la productividad de las unidades de comunicación para automatizar los flujos de trabajo de chat y mejorar las respuestas.

Consejos para mantener tu WhatsApp ordenado

Estas prácticas diarias podrían ayudarte a mantenerte organizado con tu lista de Chat.

Revisiones periódicas:

• Es recomendable reservar tiempo a intervalos regulares que pueda utilizar para evaluar su historial de chat y deshacerse de los chats y archivos multimedia que ya no necesita.

Reducir el spam:

• Manténgase alejado del área del perfil donde detiene los mensajes no solicitados y ajusta la configuración de privacidad para bloquear las invitaciones grupales.

Desarrollos futuros en la gestión de mensajes de WhatsApp

Manténgase actualizado sobre cualquier mejora que podamos realizar en futuras versiones que mejorarán aún más sus capacidades de administración de mensajes.

Próximas funciones:

• Esperamos avances en notas destacadas, clasificación de chat, etiquetas y otros en la próxima versión de WhatsApp.
• Estamos atentos a las actualizaciones comerciales de WhatsApp de ellos, con características adicionales como mejores enlaces a otras plataformas.

Mantenerse actualizado:

• Descubra los foros de usuarios de WhatsApp y los blogs de tecnología donde puede mantenerse informado sobre las funciones recientemente lanzadas y los consejos que puede utilizar.

Conclusión

Al conocer y utilizar las funciones de clasificación y orientación de la conversación de Whatsapp, puede reducir la sobrecarga de datos y aumentar su eficacia. Configure notificaciones personalizadas, etiquetas de chat y herramientas predefinidas para que sus comunicaciones se administren de manera efectiva y su lista de chats no esté abarrotada.

Sección de preguntas frecuentes

¿Cómo puedo filtrar mensajes de números desconocidos en WhatsApp?

Utilice el filtro "No leído" para localizar mensajes no leídos e identificar rápidamente mensajes de números desconocidos.

¿Cuáles son las mejores prácticas para etiquetar chats en WhatsApp Business?

Cree etiquetas para diferentes categorías de chat como 'Pedidos', 'Soporte' o 'Clientes potenciales' para mejorar la organización.

¿Puedo eliminar automáticamente mensajes antiguos en WhatsApp?

Habilite la función 'Mensajes que desaparecen' para eliminar mensajes automáticamente después de un período específico.

¿Cómo recupero mensajes archivados en WhatsApp?

Desplácese hacia abajo hasta la sección "Chats archivados" y luego restaure los chats tocándolos.

¿Cuáles son las limitaciones de la función de búsqueda integrada de WhatsApp?

Actualmente no admite la búsqueda de múltiples criterios, como palabras clave y fechas, simultáneamente. (www.REALPOLITIK.com.ar)