Digitrack: “Digitalizar ya no es escanear, es entender qué hay adentro del documento”

En un mundo que corre hacia lo digital, Digitrack lleva más de dos décadas liderando la gestión documental con tecnología propia. “Hace veinte años se hablaba de digitalización como tener una ‘foto’ del documento. Hoy ya no alcanza con eso. Queremos saber qué hay dentro, si el contrato está completo, si están las firmas, si el balance está bien armado”, explicó Gustavo Barischpolski durante la entrevista.

La empresa argentina no solo digitaliza archivos: desarrolla su propio software, realiza procesos sin conexión a internet para resguardar datos sensibles, y ofrece trazabilidad física y digital. “No usamos software de terceros. Todo lo que aplicamos es desarrollo nacional, hecho por nosotros”, remarcó el gerente general.

Uno de los aspectos más innovadores de Digitrack es su capacidad para trabajar dentro del propio organismo que necesita digitalizar sus documentos, incluso sin conectividad. “Montamos servidores, escáneres y estaciones de trabajo dentro del cliente, en una red cerrada y aislada. Así garantizamos seguridad total”, explicó Álvaro Soto.

La digitalización no solo ahorra espacio, también optimiza los tiempos de respuesta. Barischpolski recordó un caso emblemático: “Un tribunal nos dio cuatro documentos para hacer una prueba piloto. No avanzaban… hasta que un día necesitaban urgente un expediente para una inspección. Lo encontraron en segundos desde nuestra plataforma y nos llamaron al otro día pidiendo digitalizar todo el archivo”.

La empresa trabaja con documentación crítica como historias clínicas, expedientes judiciales y legajos de recursos humanos. “Cuando se necesita un expediente, en menos de 24 horas lo entregamos físicamente. Pero además hacemos trazabilidad total: cada hoja tiene un código QR que permite saber en todo momento dónde está”, afirmó Soto.

Digitrack también gestiona archivos físicos, con sistemas de conservación de alta seguridad: “Tenemos naves especiales con control de temperatura, humedad y sistemas anti-catástrofes. Además, contamos con certificaciones ISO 9001 para procesos e ISO 27001 para seguridad de la información. Solo unas 50 empresas en el país tienen esta última”, detalló Barischpolski.

Consultados sobre el impacto de la inteligencia artificial, ambos destacaron su uso para agilizar procesos. “Con IA ya podemos pedirle que nos diga si un contrato está completo, cuál es la idea principal de un documento o si contiene determinada información. Esto acelera enormemente los tiempos de trabajo”, explicó el gerente general.

Más allá de la tecnología, Digitrack impulsa una transformación cultural. “Cuando los equipos de trabajo ven cómo se digitaliza, cómo funciona el sistema, se entusiasman. Al principio hay resistencia, pero después todos quieren subirse a la ola”, reflexionó Soto.

Durante la entrevista, los referentes de Digitrack compartieron experiencias sobre la transformación digital en grandes empresas y organismos públicos. “Antes, una cadena de supermercados tenía dos oficinas llenas de cajas con facturas activas. Hoy, todo ese trabajo se hace desde una computadora”, relató Barischpolski. Y agregó: “No solo recibimos facturas en papel y digitales, sino que las validamos contra AFIP y los datos del cliente. Si está todo bien, sigue el circuito de pago”.

Desde Digitrack desarrollan plataformas y flujos documentales que permiten integrar procesos enteramente digitales, incluso con formularios generados desde cero. “Uno puede tener un contrato en papel o directamente crear un documento digital que dispare workflows de aprobación, rechazo o autorización”, explicó Álvaro Soto.

Además, destacaron que todo proceso de digitalización debe incluir una adecuada estructura de permisos. “El área de compras no puede ver lo de Recursos Humanos, y dentro del mismo legajo podés restringir documentos, como los de índole médica. Todo está contemplado desde la configuración del sistema”, detalló Soto.

Por otro lado, pusieron énfasis en el desarrollo de soluciones de onboarding digital que crecieron desde la pandemia. “Hoy podés comprar un auto o pedir un préstamo desde una app, validar tu identidad con reconocimiento facial, huella y firma digital. Nosotros desarrollamos toda esa solución con tecnología local”, remarcó Barischpolski.

En cuanto a la seguridad, trabajan con múltiples evidencias electrónicas y firma digital para garantizar que un documento no sea alterado. “Incluso implementamos blockchain para asegurar la trazabilidad. No se guarda el documento, sino un ‘hash’, una huella digital única, que garantiza su integridad”, aclaró Soto.

Consultados sobre los desafíos de implementar estas soluciones en todo el país, señalaron que cuentan con un sistema de trabajo adaptable: “Viajamos, relevamos el lugar, contratamos gente local y montamos la infraestructura necesaria. Digitalizamos desde planos de catastro hasta microfilms, y todo termina siendo parte de un documento digital con trazabilidad total”, afirmaron.

Finalmente, destacaron que aún hoy muchos organismos públicos siguen transformándose: “Desde habilitaciones comerciales hasta partidas de nacimiento, muchos trámites que antes requerían días, hoy pueden resolverse en minutos gracias a este tipo de soluciones”, concluyó Barischpolski. (www.REALPOLITIK.com.ar)